Les visites d’entreprise sont réalisées dans une unité mobile de prélèvement
Description de l’unité mobile
- 2 postes de prélèvement sanguin
- 1 poste de prélèvement gynécologique isolé
- 2 lavabos
- 1 glacière
- 1 centrifugeuse
- 1 groupe électrogène
- 2 climatiseurs
- Du matériel de prélèvements (tubes, aiguilles, spéculum, lampe, poubelle etc…)
Confection d’un cahier de charge
Offre financière
Offre technique
Une fois l’offre acceptée, l’entreprise contacte le laboratoire et donne son accord par courrier.L’assistante de direction ou le responsable de la facturation convoque une réunion avec les
différents acteurs concernés ci-dessous pour définir les modalités pratique d’exécution de la
commande :
- Le comité est composé :
- du manager pré et post analytique,
- du contrôleur de gestion,
- du responsable des prélèvements,
- du responsable de la logistique
- du responsable d’approvisionnement
Le comité définira la période d’exécution de la mission en fonction de la demande du client, établira un
planning des agents qui seront impliqués, vérifiera la disponibilité des réactifs etc…
Avant exécution de la commande, le client devra mettre à la disposition du laboratoire :
- Un bon de commande
- Un acompte de 30 % du montant de l’offre financière.
- La liste complète du personnel avec nom, prénoms et date de naissance.
- Un espace pour installer l’unité mobile des prélèvements ou mettre à disposition une salle
- Paramétrage du profil d’analyses par un biologiste pour faciliter l’enregistrement des dossiers. La
vérification se fera par l’Assistante de Direction - Enregistrement des dossiers patients dans Alysé et vérification par un agent administratif.
- Préparation et installation du matériel et accessoires pour les prélèvements par le responsable dans
l’unité mobile. - Nettoyage de l’Unité Mobile et mise en place la veille chez le client par le chauffeur
- Mise en place de la gestion de la file d’attente (GEFA)
- Affichage pour informer le personnel
- Mise à disposition de flacons pré étiquetés en cas de demande d’analyse de selles et/ou urines
L’équipe chargée de la mission se rendra chez le client trente minutes avant l’arrivée des patients le
jour du rendez-vous.
- Si les prélèvements sont effectués à Dakar, le premier lot des échantillons sera acheminé au
laboratoire dans un container réfrigéré par un agent. - Pour les prélèvements effectués en dehors de Dakar, la centrifugation se fait dans l’unité mobile
avant acheminement au laboratoire dans des containers réfrigérés. (séparer le sang total des
échantillons à centrifuger) - Une fois au labo les planches de prélèvements et les fiches de renseignement sont scannés dans les
dossiers par l’Assistante de Direction qui les transmettra au laboratoire. - Certains dossiers sont enregistrés le jour de la VA. Dans ce cas l’identification se fait avec un
marqueur sur les tubes et les étiquettes seront collées au laboratoire après réception par un agent
préleveur.
Après validation biologique, les résultats sont remis à un agent pour leur mise à disposition chez le client.La fiche de transmission des résultats est déchargée par le client et les dossiers patients sont renseignés dans le SIL.
Cette fiche est ensuite archivée jusqu’à règlement de la facture. Après l’exécution de la mission la facture
définitive est envoyée au client pour règlement.