Les visites d’entreprise sont réalisées dans une unité mobile de prélèvement

7.1 Description de l’unité mobile
– 2 postes de prélèvement sanguin
– 1 poste de prélèvement gynécologique isolé
– 2 lavabos
– 1 glacière
– 1 centrifugeuse
– 1 groupe électrogène
– 2 climatiseurs
– Du matériel de prélèvements (tubes, aiguilles, spéculum, lampe, poubelle etc…)
7.2 Confection d’un cahier de charge
Dans le cadre d’une visite médicale annuelle, une entreprise peut solliciter le laboratoire BIO 24 pour effectuer des analyses médicales pour son personnel. A cet effet, un cahier de charge contenant les termes de référence ci-dessous est soumis au laboratoire
– la demande de prix des analyses à réaliser
– le nombre des personnes concernées par la visite selon le sexe
– la période de réalisation ainsi que la durée de l’opération souhaitée
– éventuellement les différents sites
– le délai de rendu des résultats
Le laboratoire doit analyser la demande et la traiter dans les meilleurs délais en proposant une offre financière et technique compétitive.
7.3 Offre financière
Elle est établie par le responsable de la facturation ou son assistante en appliquant un tarif préférentiel suivant la réglementation en vigueur (tarif syndicat des médecins).
NB : la pratique courante est appliquée uniquement pour le FCV Apres établissement de la facture proforma, l’offre est transmise à l’Assistante de Direction pour vérification.
7.4 Offre technique
Elle présente l’expertise du laboratoire, le plateau technique, l’unité mobile de prélèvement, le serveur des résultats et la gestion de la file d’attente. Après établissement et validation des offres, elles sont envoyées à l’entreprise qui a effectué la demande.
Le Responsable de l’approvisionnement est consulté pour la gestion des stocks.
7.5 Commande
Une fois l’offre acceptée, l’entreprise contacte le laboratoire et donne son accord par courrier.
– l’assistante de direction ou le responsable de la facturation convoque une réunion avec les différents acteurs concernés ci-dessous pour définir les modalités pratique d’exécution de la commande :
– Le comité est composé : o du manager pré et post analytique,
o du contrôleur de gestion,
o du responsable des prélèvements,
o du responsable de la logistique
o du responsable d’approvisionnement
Le comité définira la période d’exécution de la mission en fonction de la demande du client, établira un planning des agents qui seront impliqués, vérifiera la disponibilité des réactifs etc… Avant exécution de la commande Le client devra mettre à la disposition du laboratoire :
– Un bon de commande
– Un acompte de 30 % du montant de l’offre financière.
– La liste complète du personnel avec nom, prénoms et date de naissance. Un espace pour installer l’unité mobile des prélèvements ou mettre à disposition une salle
7.6. Préparation de la visite
– Paramétrage du profil d’analyses par un biologiste pour faciliter l’enregistrement des dossiers. La vérification se fera par l’Assistante de Direction
– Enregistrement des dossiers patients dans Alysé et vérification par un agent administratif
– Préparation et installation du matériel et accessoires pour les prélèvements par le responsable dans l’unité mobile.
– Nettoyage de l’Unité Mobile et mise en place la veille chez le client par le chauffeur
– Mise en place de la gestion de la file d’attente (GEFA)
– Affichage pour informer le personnel
– Mise à disposition de flacons pré étiquetés en cas de demande d’analyse de selles et/ou urines
7.7 Exécution de la visite
L’équipe chargée de la mission se rendra chez le client trente minutes avant l’arrivée des patients le jour du rendez-vous.
– Si les prélèvements sont effectués à Dakar, le premier lot des échantillons sera acheminé au laboratoire dans un container réfrigéré par un agent.
– Pour les prélèvements effectués en dehors de Dakar, la centrifugation se fait dans l’unité mobile
avant acheminement au laboratoire dans des containers réfrigérés. (séparer le sang total des échantillons à centrifuger)
– Une fois au labo les planches de prélèvements et les fiches de renseignement sont scannés dans les dossiers par l’Assistante de Direction qui les transmettra au laboratoire.
– Certains dossiers sont enregistrés le jour de la VA. Dans ce cas l’identification se fait avec un marqueur sur les tubes et les étiquettes seront collées au laboratoire après réception par un agent préleveur.
7.8 Validation et mise à disposition des résultats
Après validation biologique, les résultats sont remis à un agent pour leur mise à disposition chez le client. La fiche de transmission des résultats est déchargée par le client et les dossiers patients sont renseignés dans le SIL. Cette fiche est ensuite archivée jusqu’à règlement de la facture. Après l’exécution de la mission la facture définitive est envoyée au client pour règlement

Introduction Sample manuel

List of laboratory tests

Consent forms

SAMPLE IDENTIFICATION

Urines sample collection procedures

Urgent sample

Skin and appendage samples

Subcontracted tests

Manegement of sempling incident

Manegemtn of blood exposure

Medical Monitoring form Medical

Sample sheet

Sample transport

Waste disposal

Additional tests

Sample storage